「この会議は、いつも時間通りに終わらない」
「明確な結論がでずに、会議が終わってしまった」
「このミーティングの目的はそもそも何？意味がないのでは？」
みなさんは、このような経験をしたことはありませんか？
効果的な会議、ミーティングが行われるためには、「ファシリテーター」の存在が重要です。
本記事では、ファシリテーターの役割とファシリテーション能力を高める方法を紹介します。
ファシリテーションとは
ファシリテーション（facilitation）とは、一般的に「会議やミーティングを円滑に進行するスキル」と考えられています。
会議に参加している全員に対し、発言を促しながら、多様な意見を引き出しながら情報を整理する。さらに議論を広げ、最後には議論を収束させ、合意形成をサポートする一連の行動をファシリテーションといいます。
ファシリテーションの役割を担う人のことを、「ファシリテーター（facilitator）」と呼びます。
ファシリテーションの目的
ファシリテーションの目的は、「新しい価値の創造」です。
自分一人では気づかなかった、新しい気づきや発見、想像もつかないような新しいアイディアがチームメンバーとの議論の中で生まれるということです。
また、ファシリテーションは、参加メンバーの意見を引き出し、その意見を収束・統合していくので、参加メンバーの「納得感」を生み出しやすく、メンバーのやる気や主体性を引き出すことができます。
そのため、ファシリテーションは会議を円滑に進めるスキルにとどまらない、チームで仕事をするリーダーにとって必須のスキルといえます。
ファシリテーションのメリット・デメリット
それでは、ファシリテーションのメリットとデメリットを考えてみましょう。
メリット①：効果的な会議になる
ファシリテーターがいることで、適切に軌道修正やタイムマネジメントができ、会議の進行がスムーズになります。次回以降のやるべきことも明確になるため、「無駄な会議」が無くなります。
メリット②：新しいアイデアが生まれる
一人では気づかない発見や気づきがあるのがファシリテーションです。
お互いに意見を出し合うことで、想像できないような新しいアイディアが生まれることがあります。
メリット③：チームワークがよくなる
ファシリテーションを通じて、最後に意見を統合していくプロセスを経ることで、チームとしての「合意形成」された意見になります。納得感を得たアイディアは一人ひとりの主体性が発揮され、チームで協力して前に進むことができます。
デメリット①：緊急性の高い意思決定には向かない
長期的な視点や物事の問題解決に効果を発揮するため、特に緊急時の際の意思決定のタイミングでは、効果を発揮しません。
デメリット②：総合スキルなので、知識と経験が必要
ファシリテーションスキルは、コミュニケーションの総合スキルのため、ファシリテーターの人間性とあり方、知識と経験が必要になります。
VUCA時代におけるファシリテーションの意義
現代社会は「VUCAの時代」と言われ、変化の多い、不確実な世界となっています。
今までの会社のあり方や働き方が通用しない時代になり、新しい働き方が主流になってきました。年功序列や終身雇用の働き方ではなく、転職や副業（復業）、パラレルキャリアなど、柔軟な働き方をする人や会社が増えてきました。
VUCAとは
Volatility（変動性）、Uncertainty（不確実性）、Complexity（複雑性）、Ambiguity（曖昧性）の頭文字を並べたアクロニム。1990年代後半にアメリカ合衆国で軍事用語として発生したが、2010年代になってビジネスの業界でも使われるようになった。
（引用：Wikipedia 「VUCA」）
部署や会社の枠組みを超え、仕事をすることが多くなっている中で、よりファシリテーションスキルが注目を集めています。
実際に、社内の人間だけではなくて、プロジェクトベースで社外の方や様々なバックボーンを持った人と仕事をすることが増え、より高いコミュニケーションスキルが求められています。
さまざまなキャリアの人とチームを作り、成果に繋げていくためには、コミュニケーション、チームビルディング、コーチング、タイムマネジメント、プロジェクトマネジメント、ピラミッドストラクチャーなど総合的なビジネススキルが求められます。
ファシリテーションは、ビジネスの総合スキルと言っても過言ではありません。
VUCA時代に置いて、ファシリテーションはビジネスの必須スキルといえます。
ファシリテーターの役割
①安心安全の場づくりをする
ファシリテーションをする上で、安心安全の場づくりは「土台」といえます。
参加者が安心して、発言できるような雰囲気作りを主体的に行っていく必要があります。
また、参加者が興味がある話題や雑談などから始めるのも良いでしょう。
ファシリテーターは、参加者一人ひとりの発言を尊重しながら、一人ひとりの発言には十分な意義があることを伝えていく必要があります。
＜合意形成のプロセス＞
1.「場の目的の共有」…何の話をなぜこの場でするのか？
2.「アクションの理由の共有」…なぜそうするのか？
3.「アクションの選択と合意」…どうするのか？
4.「実行プランの確認と共有」…誰が・いつまでに・何をするのか？
例えば、プロジェクトのキックオフのような会議の場合は「出発点を1にし、時間の都合もあるので到達点は3を目指そう」となるかもしれません。
あるいは、すでに複数回目の会議であれば「1,2は前回の会議でできているので、今回の出発点は3で、到達点は4を目指そう」となるかもしれません。
出発点と到達点はその時の状況に応じて設定していき、会議が始まった際には参加者にも共有するようにしましょう。
②ゴールを明確にし、共有する
この会議は、何が目的で、どこがゴールなのかを明確にし、参加者に共有することが重要です。
普段から同じチームで仕事しているメンバーとのミーティングであれば、自然と共通認識や共通言語ができています。しかし、他部署のメンバーや社外の方を交えた会議の場合は、そもそもの認識を揃える必要があります。
事前準備から会議中も含めて、目的とゴールの確認をしながら進めることが重要です。
③情報を整理する
会議体を円滑に進める上で重要な項目の1つがこの情報の整理です。
情報の整理には、『事前の情報整理』と『会議内での情報の整理』の2つがあります。
『事前の情報整理』とは
①会議の目的、目標、ゴールの整理
②進行スケジュールの整理
③参加者情報の整理
④進行予測の整理
の4つがあります。
この整理は会議体を円滑に進めるための事前準備です。この中で予測される内容は決してゴールではありません。会議の中で全員が関わり合い生み出されるゴールをできる限り円滑に導き出すための準備として行ってください。
『会議内での情報の整理』とは
多くの意見が飛び交うことで情報が溢れたり、脱線することが起きやすいのが会議です。ファシリテーションは、このような情報が散漫になるシーンを作り出さないようにするために会議内での情報整理を行います。
④軌道修正をする
参加者の発言を引き出すことは重要ですが、同時に気をつけないといけないのは、「論点と違う話」や「脱線」です。
本来の目的から逸れてしまった場合は、目的やゴールを皆で再確認し、軌道修正していきましょう。
参加者の感情に配慮しながら、勇気を持って軌道修正する勇気がファシリテーターには必要です。
⑤タイムキーパー
限られた時間の中で、結論まで導くためには、時間管理が重要です。
あらかじめ、議題やアジェンダを準備し、「会議の目的の確認に○分」「〜〜の議論に〇分」「まとめに〇分」など、各ステップの時間を決めておきます。
会議中では、タイムキーパーを設定し、実際に時間を測りながら、進行するとメリハリのある会議になります。
⑥結論と合意形成をする
議論を深め、最終的には、結論を導きます。結論に対して、参加者全員が合意形成（コンセンサス）を取れている状態を目指します。
結論は何で、今後のアクションに対して「誰が」「いつまでに」「何をするのか」を明確にすることで、主体的に行動することができます。
時間内に結論が決まらなかった場合には、今回の議論で「決まったこと」「決まらなかったこと」を整理し、次回の会議で話し合う内容を明確にしておきましょう。
ファシリテーションに必要なスキル
場づくりのスキル
人はルールに従うのではなく、「場の力」に影響されます。
自分の意見があっても、影響力の強い人の意見に影響されたり、その場の雰囲気で、意見が言えなかったり、遠慮したりすることがあります。
参加メンバーが、この場で「自分の意見を言っても良いんだ」という安心感がファシリテーションにおいて「土台」のスキルになります。
コミュニケーションスキル
一人では会議もファシリテーションも成立しません。人と人のコミュニケーションの中で、議論が深まり、新しいアイディアが生まれます。ファシリテーターは、質問や傾聴のスキルを使いながら、参加者の意見を引き出し、議論を活発にしていきます。
情報を整理をするスキル
意見やアイディアを引き出した後は、その情報を分類したり、まとめたりする必要があります。内容によっては、意見を深掘りし、分解します。その上で、情報整理をすると、より精度の高い分類ができます。
構造化のスキル
分類した情報を構造化していきます。関連性や関係性を示しながら、議論を集約していく作業です。個々の意見を整理し、統合していきます。アイディアの絞り込みや選択も必要になってきます。
合意形成のスキル
議論の最終的な落とし込みをします。合意形成の過程で意見の対立が起きる可能性もあります。ここで適切に対処することで、新しい創造的な結論が導き出され、チームの結束も高まります。ファシリテーターとして手腕が試される重要なスキルです。
人間力
そして、ファシリテーターとして求められるのは、人間力です。中立的な立場で参加者や意見をありのまま受け入れるあり方が求められます。物事の本質を見抜く力、意見の背景を読み取る力など、人間としての度量がそのままファシリテーションに表れます。
まとめ
変化の多い、不確実なVUCAの時代において、ファシリテーション力は必須スキルです。
また、ファシリテーションのあり方を学ぶことで、物事の本質を見極める視点や人生を生きやすくするヒントも掴むこともできます。
ファシリテーションのあり方やスキルは一朝一夕で身につくものではありません。
日々の積み重ねによって鍛えられていきます。
まずは、日常の中で、物事の本質に触れる習慣をつけていくことをお勧めします。
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この記事を書いた人
様々な企業の経営者が集まり学びを深める天神塾にて10年以上に渡って進行を務めているファシリテーションの専門家。そのスキルを活かし、アルバイト面接から入った企業で、わずか1年後に役員になるなど成果が起こるメカニズムを体現する。
