何も決まらない会議、数人しか発言しない会議、実りのないミーティング。。。
もっと創造的で、成果につながる効果的な会議をしたい。
このように感じたことはありませんか？
この記事では創造的で効果的な会議、またはミーティングにするためのファシリテーションの基本手順とその効果についてご紹介します。
さまざまなケースで使えるファシリテーションの「基本の型」をお伝え致します。
ファシリテーションの基本の型
まずは、ファシリテーションの基本手順として、5つのステップがあります。
この基本手順を抑えることで、どのようなシーンでも使えることができます。
5つのステップは以下の通りです。
＜ファシリテーション5つのステップ＞
⓪場を和ませる
①進め方、問い とGoal、ルール を確認する
②参加者全員の 意見を引き出 し、整理する
③感想を共有 し、新たな発見 をする
④ステップの Goalを合意し、 次を確認する
⓪場を和ませる
ファシリテーションをする上での一番重要な土台として「場を和ませる」があります。
人はルールに従うのではなく、「場」に影響を受けます。
従って、この場づくりこそが、ファシリテーションの可否を決めていきます。
車にはアクセルペダルとブレーキペダルがあり、そのペダルには「遊び」があります。
良いパフォーマンスを出そうとすると時には「遊び」が必要です。
力まずに、「遊び」の空気を盛り込んでいく、その空間を作り出していくことがファシリテーションのスタートになります。
まずは、本人がリラックスした状態を作ることからはじめてみましょう。
①進め方、問い とGoal、ルール を確認する
安心安全な場づくり、参加者がリラックスした状態で臨める環境を作ったら、まずは、全体像を扱う必要があります。
全体の進め方や手順を示します。そして、会議のゴールは何か？目的やゴールイメージを共有します。その会議での「問い」すなわち「イシュー」を明確に伝える必要があります。
イシューとは
イシューとは英語の「issue」を由来とするビジネス用語です。「issue」とは「課題、問題、論点」などを意味します。ビジネスにおいて課題点や問題点を明確に洗い出し、それらを解決していくことが非常に重要になります。
また、この会議でのルールを確認することで、参加者が参加しやすい雰囲気を作ることができます。
②参加者全員の意見を引き出し、整理する
そして、問いに対して議論をしていくのですが、まずは参加者全員の意見を引き出すことが重要です。全員の意見を引き出すことができなければ、結論に対しての納得感や具体的なアクションをする際の主体性にも影響がでます。時間を設けて、全員に意見を出す時間を確保しましょう。また、意見がでたら、似た意見などをグルーピングしたり、関連性を整理していくことが重要です。
③感想を共有し、新たな発見をする
整理した結論について、感想を共有し新しい気づきや発見を全員でシェアをします。
感想を共有することで納得感や新しい答えを生み出し続けている実感に繋がります。
④ステップのGoalを合意し、次を確認する
最後に、結論に対して、合意形成をします。
また、次はどんなアクションをするかを確認し、会議を終了していきます。
次のアクションまで明確にすることで、参加者は行動に繋げ、成果に近づくことができます。
ファシリテーションがもたらす効果とは？
それでは、ファシリテーションがもたらす効果について整理していきましょう。
ファシリテーションの効果は主に次の7つがあります。
- 承認するあり方
- 主体性
- 成長
- 生産性
- チームビルディング
- シナジー
- 楽しさ
承認するあり方
ファシリテーションにおいて「あり方」が場の力を生み出し、効果的な時間を生み出します。他者を認め、尊重することで、「違い」の尊さに気づくことができます。善悪の判断や評価をしなくなり、感謝の気持ちが高まります。
主体性
ファシリテーションは「主体性」を生み出します。
自分の意見が可視化され、反映される。そうすることで「貢献」できている実感が生まれます。誰かが決めた結論ではなく、自分の決めた結論なので、納得感があります。
成長
ファシリテーションは人が「成長」します。
「人は人によって磨かれる」という言葉があるように、自分以外の観点を知ることで、新しい気づきや発見になり、世界がより立体的に見れるようになります。
様々な観点に触れ、柔軟なものの見方や考え方ができるようになります。
自分と違う意見を受け入れることによって、自分自身の器を広げることになります。
チームビルディング
ファシリテーションはチームワークを高めます。
違う意見をお互いに交わしていく中で、チームワークを醸成します。
全員で決めた結論、決断であれば、一人ひとりの主体性を生み、よりチームワークを強固なものにします。
生産性
また、ファシリテーションは、「生産性」を高めます。
事前準備を行うことで、会議がスムーズになり、短い時間でも効果的な会議にすることができます。また、情報を可視化することで、議事録の代わりにもなり、後から振り返ることが可能です。決断したことに対して、PDCAサイクルを回しながら、次のアクションに繋げることもできます。
シナジー
また、ファシリテーションは「シナジー」を生み出します。
自分の意見と他者の意見から全く新しい第3のアイディアが生まれます。
ファシリテーションをすることで解決策を探すのではなく、新しい解決策を創り出すことになるのです。
楽しさ
そして、ファシリテーションのプロセスを通じて、「楽しさ」が生み出されます。
全て自分が知っている必要がないことに気づき、仲間の力を借りながら、チームでプロジェクトを前に進めることができます。
ファシリテーションによって、何かを創り出す喜びや楽しさを味わうことができます。
ファシリテーションの効果とGood Cycle
まとめ
このように、物事を承認するあり方が発展し拡大し、良い好循環を生み出していきます。他者との違いが貴重であることに気づき、他者を尊重し、アイディアやシナジーが広がっていく。ファシリテーションの基本的なプロセスを行うことによって、新しい価値が生み出されていきます。
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この記事を書いた人
様々な企業の経営者が集まり学びを深める天神塾にて10年以上に渡って進行を務めているファシリテーションの専門家。そのスキルを活かし、アルバイト面接から入った企業で、わずか1年後に役員になるなど成果が起こるメカニズムを体現する。
